AI implementation for service businesses · 10–50 people

Your Business Has Grown. Your Processes Need to Catch Up.

Most firms your size don't have an AI problem. They have five tools that don't talk to each other, knowledge that lives in people's heads, and work that gets done because someone remembers how. We map that first. Then we automate what's worth automating.

Start Your AI Diagnostic Two weeks · one document · fixed scope
Where the work actually goes
CRM
Project tool
Time tracking
Invoicing
Inbox
A person copying fields between them the integration nobody budgeted for
2 weeks
From first conversation to the document in your hands.
8 conversations
With the people who do the work, not only management.
3 of 5
Bottlenecks we typically solve without any AI at all.
What phase 1 is, in three numbers
The evidence

Most AI projects do not fail on the technology. They fail on the operation underneath.

{{ fig1 }} %
Of enterprise generative-AI pilots showed no measurable return on the P&L. MIT NANDA · State of AI in Business 2025
{{ fig2 }} %+
Of agentic AI projects will be cancelled by the end of 2027, Gartner predicts. Gartner · June 2025
{{ fig3 }} of 5
Bottlenecks we find need no AI at all. They need a fixed order. Our own diagnostics

The first two figures come from published third-party research, named above. The third is ours, and it is why we sell the diagnosis separately from the build.

What we do

Business operations first, AI second

We start with an AI Business Diagnostic: two weeks of looking at how work actually moves through your firm. Where handoffs stall. Where the same data gets typed twice. Where a person is the integration between two systems.

You get one document: the processes that leak time, quantified, and the order in which to fix them. Some of those fixes involve AI. Some are a form, a rule, or deleting a step. We tell you which is which before you spend anything on tooling.

The order that stalls
Buy AI
Fix operations
Our order
Fix operations
Buy AI
The problem

Nobody chose the workarounds. They grew with the business.

Every one of these is invisible on a P&L. Together they're the reason your team is busy and your margin isn't moving.

01
Tools that don't talk
CRM, project tool, time tracking, invoicing, inbox. The integration is a person copying fields between them.
02
Knowledge in heads
How a client gets onboarded depends on who does it. When that person is out, the work waits.
03
Rework you don't see
Quotes rebuilt from scratch, hours re-entered, status asked for in meetings that should have been a field.
04
No clear first step
You've seen the demos. What you haven't seen is which one applies to your firm, and what it replaces.
Why us

We diagnose before we build

A tool vendor sells you the tool. The order is: buy, then find a use for it.
We start at the process. If the fix isn't AI, we say so and it costs you less.
A consultancy hands over a deck and leaves the implementing to you.
We build it in the systems your team already works in, then hand over the running version.
An agency starts with a twelve-month retainer and a discovery phase.
You start with two weeks and a document. If we're not the right fit, that document is still yours.
Usually
Build first, check later whether it was the bottleneck
With us
Diagnose · 2 wk
Build what the diagnostic points at
How it works

Diagnose → Transform → Optimize

01
02
03
Diagnose 2 weeks
Interviews with the people doing the work, a walkthrough of your stack, and time measured per process.
Output A prioritised map of where time leaks, and what to fix first.
Transform 4–10 weeks
Rebuild the processes that scored highest. AI where it demonstrably helps, plumbing where that's the honest answer.
Output Working processes in your own tools, documented as you go.
Optimize Ongoing
Measure against the diagnostic baseline, adjust what underperforms, train the people who own it.
Output A system that keeps running without us in it.
Phase 1 · where you start

The AI Business Diagnostic

You don't need to know which AI tools you need. That's exactly what the diagnostic works out.

What you fill in
Intake, 11 steps
Your business, priorities, current processes, bottlenecks, systems, knowledge, AI usage, automation potential, readiness, desired outcome, timing.
What it costs
8–10 minutes
No cost, no obligation. You can stop halfway and pick it up later.
What you get back
AI Opportunity Map
Follow-up within two business days, with the opportunities listed and the order in which they pay off.
01
You fill in the intake Eleven short steps about how the work runs today. No technical knowledge needed; it is about processes, not tooling.
02
We measure and talk to your people A walkthrough of your systems and interviews with the people doing the work. That is where the hours come from, not from an assumption.
03
You get the Opportunity Map Per process: how much time it costs, what the fix is, and whether AI has any business being there. Including what we would leave alone.
Diagnostic output

One page from the AI Opportunity Map

This is the core table: every process that leaks time, what it costs per week, and the phase it belongs to. No dashboard, no maturity score out of ten.

Sample output — illustrative, not a client case 28 employees · service firm
Process
Hrs / week
Priority
Phase
Quotes assembled by hand from past proposals
6.5
High
Transform
Timesheets re-entered into invoicing
4.0
High
Transform
Client onboarding, no fixed sequence
3.0
Medium
Transform
Weekly status meeting replacing a status field
2.5
Medium
Optimize
Reporting pulled together from three tools
2.0
Low
Optimize
Total, top five processes
18.0

Numbers above are an illustration of the format, not a result we are claiming. Your diagnostic reports your own measured hours.

AI Opportunity Map p. 3 / 12
Where time leaks
Hours measured per process across two weeks, ranked by what they cost per week.
Quotes assembled by hand 6.5
Timesheets re-entered 4.0
Client onboarding 3.0
Weekly status meeting 2.5
Reporting across three tools 2.0
Second Brain AI Agency Sample — not a client case
The deliverable
A document, not a dashboard
You get a PDF you can hand to your partners and read on paper: measured hours, the order to fix them in, and what we would not touch. Nothing to log into, nothing that expires.
What "Second Brain" means

Not software. An operating layer.

Three layers resting on each other. The bottom one has to hold before the top one is worth anything — which is the whole reason we start with a diagnostic.

Layer 03 AI Intelligence
Models and agents that take work over or prepare it. Only works as long as the two layers below hold.
Layer 02 Company Knowledge
Processes, agreements and decisions written down. Out of heads, into a form someone else can execute.
Layer 01 Business Operating
How the work actually runs: handoffs, owners, systems. The base everything else stands on.
Fit

Who this is for

A fit
  • Service business, 10–50 people, US or Netherlands
  • Grew faster than the processes did
  • An owner or partner who can decide without a committee
  • Willing to change how work is done, not just add a tool
Not a fit
  • Looking for a chatbot on the website and nothing else
  • Wants AI announced before it works
  • Under five people — the processes are still in one head, and that's fine
  • No appetite to touch existing ways of working
What actually changes

Measured in outcomes, not features

Nobody buys an automation. You buy a quote going out the same day. This is what we measure, against the baseline from the diagnostic.

A quote takes days because someone has to dig up old proposals.
A quote is ready the moment the scope is known, with current rates in it.
Handoffs happen over chat and an assumption about who picks it up.
Every handoff has an owner and a status you can look up.
When the project lead is on holiday, the work stops.
The process is fixed; who executes it can change without quality moving.
You find out at month end what the work cost.
You see where hours go during the month, per process.
Phase 3 · ongoing

It doesn't stop at go-live

A process nobody measures slides back to the old way within a quarter. Optimize is the phase that prevents that, and the phase where we make ourselves unnecessary.

Measure against the baseline
Adjust what underperforms
Hand over to the owner
An owner per process Someone inside your firm is accountable, not us.
Documentation that keeps up When the process changes, the write-up changes in the same step.
Handover as the goal We are not meant to be a permanent dependency. That is the point.
Common concerns

The questions you ask before hiring an AI consultant

What if this becomes another project that fizzles out?
That is why it starts with two weeks and one document instead of a year-long contract. After the diagnostic you can stop with something usable in hand.
My team has no time for another initiative.
The diagnostic costs your people a few hours of conversation in total. We do the measuring, not them.
I'm not sure our data is ready for this.
It usually is not, and the diagnostic surfaces that. Then the first step is cleaning up, not putting a model on top.
What if AI is not the answer?
Then we write that down. Part of what we find is solved by an agreement, a form, or deleting a step.
Working together

Start with the diagnostic, continue if it makes sense

Step 1 · start here
AI Business Diagnostic
2 weeks · fixed scope
The AI Opportunity Map, with processes ranked by what they cost. Then you decide whether we continue.
Step 2
Transformation track
4–10 weeks · per process
We rebuild the highest-scoring processes, in your own systems, documented as we go.
Step 3
Ongoing optimisation
Quarterly or handover
Measure, adjust and train until your team runs it themselves. Or we hand over in one go.

Price depends on scope and is fixed before we start. No hourly billing, no open end.

FAQ

Practical questions

What happens after the intake?
You hear from us within two business days, with a first read on where the opportunities are and whether a diagnostic makes sense in your case.
Do we have to buy new software?
Usually not right away. We start in the systems you already have. If something is added, the Map says why and what it replaces.
Who does the work — you or a team?
We run the diagnostic ourselves, with the people who do the work. In a transformation we work in your own systems, alongside your internal owner.
Do you work in the US and the Netherlands?
Both. English-language delivery for US firms, Dutch for Dutch firms; the same method.
What happens to our data?
The diagnostic uses your own environment and data stays there. What we write down, we write down in documents that are yours.
Phase 1 · fixed fee

Three tiers. The intake tells you which one fits.

One fixed price per tier, no hourly rate and no true-up. If the work turns out bigger than expected, that is our risk.

Essential 2 weeks
$3,500 ≈ € 3,250
One department or a small company.
Four structured conversations Process inventory AI Opportunity Map
Professional The standard
$9,500 ≈ € 8,750
A whole operation of 15 to 50 people.
Eight structured conversations Full process and systems analysis AI Opportunity Map 30/60/90-day roadmap Presentation to management
Enterprise 3 weeks
from $15,000 ≈ from € 13,750
Multiple departments or locations.
Workshops per team Measured per location Deeper systems and data analysis

Phase 2 is priced only once the Map exists, because before that nobody knows what is needed. Optimize afterwards runs $2,000 to $8,000 a month and is cancellable per quarter. Prices in USD, excluding VAT; euro amounts indicative.

Two weeks. One document. Then you decide.

A 30-minute call to see whether the diagnostic is worth running. If it isn't, we'll tell you on the call.

New brand, no client cases yet. What we bring is hands-on operations, automation and SaaS implementation experience — and we'd rather say that than invent testimonials.
AI-implementatie voor dienstverleners · 10–50 medewerkers

Je bedrijf is gegroeid. Je processen niet.

De meeste bedrijven van jouw formaat hebben geen AI-probleem. Ze hebben vijf tools die niet met elkaar praten, kennis die in hoofden zit, en werk dat doorloopt omdat iemand het nog weet. Dat brengen we eerst in kaart. Daarna automatiseren we wat het waard is.

Start je AI Diagnostic Twee weken · één document · vaste scope
Waar het werk nu langsgaat
CRM
Projecttool
Urenregistratie
Facturatie
Inbox
Iemand die velden overtypt de koppeling die niemand begroot heeft
2 weken
Van het eerste gesprek tot het document in je handen.
8 gesprekken
Met de mensen die het werk doen, niet alleen de directie.
3 van 5
Knelpunten die we meestal zonder AI oplossen.
Wat fase 1 is, in drie getallen
Het bewijs

De meeste AI-projecten stranden niet op techniek. Ze stranden op de operatie eronder.

{{ fig1 }} %
Van de generatieve-AI-pilots bij grote bedrijven leverde geen meetbaar rendement op de winst-en-verliesrekening. MIT NANDA · State of AI in Business 2025
{{ fig2 }} %+
Van de agentic-AI-projecten wordt gestaakt voor eind 2027, voorspelt Gartner. Gartner · juni 2025
{{ fig3 }} van 5
Knelpunten die we vinden hebben geen AI nodig, maar een vaste volgorde. Onze eigen diagnoses

De eerste twee cijfers komen uit gepubliceerd onderzoek van derden, hierboven met naam genoemd. Het derde is van ons, en het is de reden dat we de diagnose los verkopen van de uitvoering.

Wat we doen

Eerst de operatie, dan AI

We beginnen met een AI Business Diagnostic: twee weken kijken hoe het werk daadwerkelijk door je bedrijf beweegt. Waar overdrachten blijven liggen. Waar dezelfde gegevens twee keer worden ingetypt. Waar een mens de koppeling is tussen twee systemen.

Je krijgt één document: de processen waar tijd weglekt, in uren, en de volgorde waarin we ze oplossen. Bij sommige hoort AI. Bij andere een formulier, een afspraak, of een stap schrappen. Welke welke is, weet je voordat je iets aan tooling uitgeeft.

De volgorde die vastloopt
AI kopen
Operatie op orde
Onze volgorde
Operatie op orde
AI kopen
Het probleem

Niemand heeft de workarounds gekozen. Ze zijn meegegroeid.

Geen van deze vier staat op je resultatenrekening. Samen zijn ze de reden dat je team druk is en je marge niet beweegt.

01
Tools die niet praten
CRM, projecttool, urenregistratie, facturatie, inbox. De koppeling is iemand die velden overtypt.
02
Kennis in hoofden
Hoe een klant wordt onboard gebracht, hangt af van wie het doet. Is die persoon er niet, dan wacht het werk.
03
Onzichtbaar dubbel werk
Offertes opnieuw opbouwen, uren opnieuw invoeren, status navragen in een overleg dat een veld had kunnen zijn.
04
Geen duidelijke eerste stap
De demo's heb je gezien. Wat je niet hebt gezien: welke op jouw bedrijf van toepassing is, en wat die vervangt.
Waarom wij

We diagnosticeren voordat we bouwen

Een leverancier verkoopt je de tool. De volgorde is: kopen, dan een toepassing zoeken.
Wij beginnen bij het proces. Is AI niet de oplossing, dan zeggen we dat en kost het je minder.
Een consultant levert een rapport op en laat het bouwen aan jou.
Wij bouwen het in de systemen waar je team al in werkt, en dragen de werkende versie over.
Een bureau begint met een jaarcontract en een discovery-fase.
Jij begint met twee weken en een document. Passen we niet bij elkaar, dan is dat document nog steeds van jou.
Meestal
Eerst bouwen, daarna merken of het het knelpunt was
Bij ons
Diagnose · 2 wk
Bouwen wat de diagnose aanwijst
Hoe het werkt

Diagnose → Transform → Optimize

01
02
03
Diagnose 2 weken
Gesprekken met de mensen die het werk doen, een doorloop van je systemen, en tijd gemeten per proces.
Output Een geprioriteerde kaart van waar tijd weglekt, en wat als eerste opgelost wordt.
Transform 4–10 weken
De hoogst scorende processen herbouwen. AI waar het aantoonbaar helpt, leidingwerk waar dat het eerlijke antwoord is.
Output Werkende processen in je eigen tools, onderweg gedocumenteerd.
Optimize Doorlopend
Meten tegen de nulmeting uit de diagnose, bijstellen wat achterblijft, de mensen opleiden die het overnemen.
Output Een systeem dat blijft werken zonder ons erin.
Fase 1 · het startpunt

De AI Business Diagnostic

Je hoeft vooraf niet te weten welke AI-tools je nodig hebt. Dat is precies wat de diagnose uitzoekt.

Wat je invult
Intake, 11 stappen
Bedrijf, prioriteiten, huidige processen, knelpunten, systemen, kennis, AI-gebruik, automatiseringspotentieel, gereedheid, gewenste uitkomst, timing.
Wat het kost
8–10 minuten
Geen kosten, geen verplichting. Je kunt tussentijds stoppen en later verder.
Wat je terugkrijgt
AI Opportunity Map
Opvolging binnen twee werkdagen, met de kansen op een rij en de volgorde waarin ze wat opleveren.
01
Je vult de intake in Elf korte stappen over hoe het werk nu loopt. Geen technische kennis nodig; het gaat over processen, niet over tooling.
02
Wij meten en praten met je mensen Een doorloop van je systemen en gesprekken met de mensen die het werk doen. Daar komen de uren vandaan, niet uit een aanname.
03
Je krijgt de Opportunity Map Per proces: hoeveel tijd het kost, wat de oplossing is, en of AI daar iets te zoeken heeft. Inclusief wat we níet zouden doen.
Diagnostic-output

Eén pagina uit de AI Opportunity Map

Dit is de kerntabel: elk proces waar tijd weglekt, wat het per week kost, en bij welke fase het hoort. Geen dashboard, geen maturity-score uit tien.

Voorbeeld-output — illustratief, geen klantcase 28 medewerkers · dienstverlener
Proces
Uren / week
Prioriteit
Fase
Offertes handmatig samenstellen uit oude voorstellen
6,5
Hoog
Transform
Uren overtypen naar facturatie
4,0
Hoog
Transform
Onboarding nieuwe klant, geen vaste volgorde
3,0
Midden
Transform
Wekelijks statusoverleg in plaats van een statusveld
2,5
Midden
Optimize
Rapportage samenstellen uit drie tools
2,0
Laag
Optimize
Totaal, top vijf processen
18,0

De cijfers hierboven laten het formaat zien, het is geen resultaat dat we claimen. Jouw diagnose rapporteert je eigen gemeten uren.

AI Opportunity Map p. 3 / 12
Waar tijd weglekt
Gemeten uren per proces over twee weken, gerangschikt naar wat ze per week kosten.
Offertes handmatig samenstellen 6,5
Uren overtypen naar facturatie 4,0
Onboarding nieuwe klant 3,0
Wekelijks statusoverleg 2,5
Rapportage uit drie tools 2,0
Second Brain AI Agency Voorbeeld — geen klantcase
De oplevering
Een document, geen dashboard
Je krijgt een PDF die je aan je partners kunt geven en op papier kunt lezen: gemeten uren, de volgorde waarin we ze oplossen, en wat we juist niet zouden aanraken. Niets om op in te loggen, niets dat verloopt.
Wat "Second Brain" betekent

Geen software. Een operating layer.

Drie lagen die op elkaar rusten. De onderste moet kloppen voordat de bovenste iets waard is — dat is de hele reden dat we met een diagnose beginnen.

Laag 03 AI Intelligence
Modellen en agents die werk overnemen of voorbereiden. Werkt alleen zolang de twee lagen eronder kloppen.
Laag 02 Company Knowledge
Vastgelegde processen, afspraken en beslissingen. Uit hoofden, in een vorm die iemand anders kan uitvoeren.
Laag 01 Business Operating
Hoe het werk daadwerkelijk loopt: overdrachten, eigenaren, systemen. De basis waar alles op staat.
Fit

Voor wie dit is

Past
  • Dienstverlener, 10–50 medewerkers, Nederland of VS
  • Harder gegroeid dan de processen meekwamen
  • Een eigenaar of partner die kan beslissen zonder commissie
  • Bereid om de manier van werken te veranderen, niet alleen een tool toe te voegen
Past niet
  • Zoekt een chatbot op de website en niets anders
  • Wil AI aankondigen voordat het werkt
  • Minder dan vijf mensen — de processen zitten nog in één hoofd, en dat is prima
  • Geen ruimte om bestaande werkwijzen aan te raken
Wat er echt verandert

Gemeten in uitkomsten, niet in features

Niemand koopt een automatisering. Je koopt dat een offerte dezelfde dag de deur uit gaat. Dit is waar we op meten, tegen de nulmeting uit de diagnose.

Een offerte duurt dagen omdat iemand oude voorstellen moet terugvinden.
Een offerte staat klaar zodra de scope bekend is, met de laatste tarieven erin.
Overdrachten gaan via een appje en een aanname over wie het oppakt.
Elke overdracht heeft een eigenaar en een status die je kunt opzoeken.
Als de projectleider op vakantie is, staat het werk stil.
Het proces staat vast; wie het uitvoert kan wisselen zonder dat kwaliteit verschuift.
Je weet aan het eind van de maand wat het werk heeft gekost.
Je ziet tijdens de maand waar uren heen gaan, per proces.
Fase 3 · doorlopend

Het stopt niet bij livegang

Een proces dat niemand meet, zakt binnen een kwartaal terug naar de oude werkwijze. Optimize is de fase die dat voorkomt, en de fase waarin we ons overbodig maken.

Meten tegen de nulmeting
Bijstellen wat achterblijft
Overdragen aan de eigenaar
Eigenaar per proces Iemand binnen je bedrijf is verantwoordelijk, niet wij.
Documentatie die meegroeit Verandert het proces, dan verandert de vastlegging in dezelfde stap.
Overdracht als einddoel Wij zijn geen permanente afhankelijkheid. Dat is het punt.
Veelgestelde zorgen

De vragen die je stelt voordat je een AI-consultant inhuurt

Wat als dit weer een project wordt dat doodbloedt?
Daarom begint het met twee weken en één document in plaats van een jaarcontract. Na de diagnose kun je stoppen met iets bruikbaars in handen.
Mijn team heeft geen tijd voor nog een traject.
De diagnose kost je mensen bij elkaar een paar uur aan gesprekken. Wij doen het meetwerk, niet zij.
Ik weet niet of onze data hier klaar voor is.
Meestal is die dat niet, en dat komt in de diagnose naar boven. Dan is de eerste stap opruimen, niet een model erop zetten.
Wat als AI het antwoord niet is?
Dan schrijven we dat op. Een deel van wat we vinden lost je op met een afspraak, een formulier of een stap schrappen.
Samenwerken

Begin met de diagnose, ga verder als het zinvol is

Stap 1 · start hier
AI Business Diagnostic
2 weken · vaste scope
De AI Opportunity Map, met de processen op volgorde van wat ze kosten. Daarna beslis je zelf of we doorgaan.
Stap 2
Transformatie-traject
4–10 weken · per proces
We bouwen de hoogst scorende processen om, in je eigen systemen, en documenteren onderweg.
Stap 3
Doorlopende optimalisatie
Per kwartaal of overdracht
Meten, bijstellen en opleiden tot je team het zelf draait. Of we dragen in één keer over.

Prijs hangt af van de scope en staat vast voordat we beginnen. Geen uurtje-factuurtje, geen open einde.

FAQ

Praktische vragen

Wat gebeurt er na de intake?
Je hoort binnen twee werkdagen van ons, met een eerste beeld van waar de kansen zitten en of een diagnose in jouw geval zinvol is.
Moeten we nieuwe software aanschaffen?
Meestal niet meteen. We beginnen in de systemen die je al hebt. Komt er iets bij, dan staat in de Map waarom en wat het vervangt.
Wie doet het werk — jij of een team?
De diagnose doen we zelf, met de mensen die het werk uitvoeren. Bij een transformatie werken we in je eigen systemen, samen met je interne eigenaar.
Werken jullie in Nederland en de VS?
Beide. Nederlandstalige begeleiding voor Nederlandse bedrijven, Engelstalig voor Amerikaanse; dezelfde methode.
Wat gebeurt er met onze gegevens?
De diagnose gebruikt je eigen omgeving en gegevens blijven daar. Wat we vastleggen, leggen we vast in documenten die van jou zijn.
Fase 1 · vaste prijs

Drie varianten. De intake zegt welke bij je past.

Eén vast bedrag per variant, geen uurtarief en geen nacalculatie. Blijkt het meer werk, dan is dat ons risico.

Essential 2 weken
$3.500 ≈ € 3.250
Eén afdeling of een klein bedrijf.
Vier gestructureerde gesprekken Procesinventarisatie AI Opportunity Map
Professional De standaard
$9.500 ≈ € 8.750
Een hele operatie van 15 tot 50 mensen.
Acht gestructureerde gesprekken Volledige proces- en systeemanalyse AI Opportunity Map Roadmap 30/60/90 dagen Presentatie aan het management
Enterprise 3 weken
vanaf $15.000 ≈ vanaf € 13.750
Meerdere afdelingen of locaties.
Workshops per team Per locatie gemeten Diepere systeem- en data-analyse

Fase 2 wordt pas geprijsd wanneer de Map er is, want daarvoor weet niemand wat er nodig is. Optimalisatie daarna loopt van $2.000 tot $8.000 per maand en is per kwartaal opzegbaar. Bedragen in USD, exclusief btw; euro-bedragen indicatief.

Twee weken. Eén document. Daarna beslis jij.

Een gesprek van 30 minuten om te zien of de diagnose zinvol is. Is dat niet zo, dan zeggen we het in dat gesprek.

Nieuw merk, nog geen klantcases. Wat we meebrengen is praktijkervaring in operations, automatisering en SaaS-implementatie — en dat zeggen we liever dan dat we testimonials verzinnen.